به گزارش خبرنگار نگین حاشیه،
این فرآیند زمانی برای واردکننده پیچیده می‌شود که هر مرحله از طریق یک کانال جداگانه انجام شود؛ بخشی از اطلاعات در تماس تلفنی، بخشی در پیام‌رسان و بخشی نیز از طریق ایمیل منتقل شود.
این پراکندگی، مدیریت سفارش را زمان‌بر می‌کند. به همین دلیل، سامانه‌های هوشمند لجستیکی با هدف متمرکز کردن اطلاعات، سفارش‌ها و مراحل پیگیری توسعه پیدا کرده‌اند تا مدیریت حمل و ترخیص ساده‌تر و منظم‌تر شود.
در ادامه بررسی می‌کنیم نبود یک سیستم متمرکز چه مشکلاتی برای واردکنندگان ایجاد می‌کند، سامانه‌های هوشمند چگونه به مدیریت این چالش‌ها کمک می‌کنند و در نهایت با یک نمونه واقعی و کاربردی از این سامانه‌ها آشنا می‌شویم.
چالش‌های مدیریت حمل و ترخیص کالا به روش سنتی
در روش‌های سنتی، واردکننده هر مرحله از مراحل حمل و ترخیص کالا را معمولا به‌صورت جداگانه انجام می‌دهد؛ از استعلام قیمت و ثبت سفارش گرفته تا ارسال اسناد و پیگیری محموله.
همین جدا بودن مراحل باعث می‌شود وارکننده برای پیش بردن یک سفارش، هماهنگی‌ها و پیگیری‌های متعددی انجام دهد.
این موضوع در عمل خودش را در چند بخش اصلی نشان می‌دهد:
پراکندگی اطلاعات و انجام دستی مراحل اولیه سفارش
برای ثبت یک درخواست حمل، اطلاعاتی مثل نوع کالا، وزن، ابعاد، مبدأ، مقصد و روش حمل باید مشخص باشد. در روش‌های سنتی، این اطلاعات معمولا از طریق مسیرهای مختلفی منتقل می‌شوند؛ بخشی در تماس تلفنی، بخشی در پیام‌رسان و بخشی در فایل یا ایمیل.
در نتیجه، هم هماهنگی سفارش سخت‌تر می‌شود و هم دریافت استعلام و ثبت نهایی سفارش زمان بیشتری می‌گیرد. اگر بخشی از اطلاعات ناقص باشد یا تغییری در سفارش ایجاد شود، معمولا باید دوباره با کارشناس هماهنگ شود و بخشی از روند از اول پیش برود.
این مسئله برای بازرگانانی که چند محموله را هم‌زمان مدیریت می‌کنند، بیشتر خودش را نشان می‌دهد؛ چون پیگیری اطلاعات، استعلام و ثبت سفارش برای هر محموله، به‌مرور زمان‌برتر و پیچیده‌تر می‌شود.
بعد از ثبت سفارش، نیاز کاربر تغییر می‌کند. در این مرحله دیگر سؤال اصلی درباره قیمت حمل نیست؛ بلکه صاحب کالا می‌خواهد بداند:
· سفارش در چه وضعیتی قرار دارد؟
· آیا سفارش ثبت شده است؟
· بار وارد مرحله حمل شده است؟
· آیا اقدام جدیدی از طرف مشتری نیاز است؟
· فرآیند در چه مرحله‌ای قرار دارد؟
اگر برای پاسخ به هرکدام از این سؤال‌ها نیاز به تماس یا ارسال پیام باشد، پیگیری وضعیت هر محموله به کاری جداگانه تبدیل می‌شود.
این مسئله در زمان مدیریت چند سفارش بیشتر خودش را نشان می‌دهد؛ چراکه صاحب کالا باید بداند هر محموله در چه مرحله‌ای است و کدام سفارش نیاز به اقدام یا پیگیری بیشتری دارد.
در چنین شرایطی، وجود یک مسیر مشخص برای مشاهده یا پیگیری وضعیت سفارش، می‌تواند بخش زیادی از این رفت‌وبرگشت‌های تکراری را کاهش دهد.
وابستگی به تماس و پاسخگویی کارشناسان
در روش سنتی، بسیاری از کارها مثل گرفتن استعلام، ثبت تغییرات سفارش یا دریافت آخرین وضعیت محموله به ارتباط مستقیم با کارشناس وابسته است.
این موضوع می‌تواند باعث شود بخشی از فرآیند به ساعت کاری یا زمان پاسخگویی افراد وابسته باشد.
دشواری در مقایسه روش‌های حمل
برای یک محموله ممکن است چند روش حمل قابل انتخاب باشد؛ مثلا حمل هوایی، دریایی، زمینی یا ریلی. هرکدام از این روش‌ها از نظر هزینه، زمان حمل، محدودیت‌های مسیر و شرایط کالا تفاوت دارند.
در روش‌های سنتی، برای بررسی هر گزینه معمولا باید استعلام جداگانه‌ای انجام شود و اطلاعات هر مسیر نیز به‌صورت جدا دریافت شود. وقتی این اطلاعات در یک محل مشخص کنار هم نباشند، مقایسه گزینه‌ها برای واردکننده زمان‌برتر می‌شود.
در چنین شرایطی، انتخاب روش حمل مناسب ممکن است به چند مرحله تماس، دریافت نرخ و بررسی شرایط مختلف نیاز داشته باشد.
نقش سامانه‌های هوشمند در یکپارچه‌سازی فرآیند حمل و ترخیص کالا
سامانه‌های هوشمند لجستیکی کمک می‌کنند مراحل مختلف حمل کالا در یک بستر مشخص انجام شوند؛ برای مثال، واردکننده اطلاعات محموله مثل مبدأ، مقصد، نوع کالا و روش حمل را یک‌بار در سامانه ثبت می‌کند. بعد از آن، می‌تواند بر اساس همان اطلاعات استعلام قیمت بگیرد، سفارش را ثبت کند و وضعیت محموله را پیگیری کند. به این ترتیب، برای هر مرحله لازم نیست دوباره مشخصات بار را از طریق تماس، پیام یا فایل ارسال کند و فرآیند از همان سفارش ثبت‌شده ادامه پیدا می‌کند.
این موضوع به این معنا نیست که تمامی عملیات حمل و ترخیص به‌صورت خودکار انجام می‌شود. بررسی شرایط کالا، انجام عملیات حمل و بسیاری از امور مربوط به ترخیص همچنان به کارشناس و عملیات اجرایی نیاز دارند.
تفاوت در این است که کاربر برای کارهایی مثل ثبت درخواست، دریافت استعلام و پیگیری سفارش، مسیر مشخص‌تری در اختیار دارد و در بخش‌هایی که نیاز به بررسی تخصصی وجود دارد، کارشناس وارد فرآیند می‌شود. سامانه اطلس PSP Express نمونه‌ای از همین مدل است که خدمات آنلاین را در کنار عملیات واقعی حمل و ترخیص قرار می‌دهد.
سامانه اطلس PSP Express؛ مدیریت یکپارچه حمل و ترخیص
با افزایش نیاز به مدیریت متمرکزتر سفارش‌های حمل، PSP Express نیز سامانه اطلس را برای ساده‌تر کردن بخشی از فرآیند حمل و ترخیص در اختیار کاربران قرار داده است.
اطلس بستری آنلاین است که کاربر می‌تواند از طریق آن درخواست حمل خود را آغاز کند و مراحل ثبت، استعلام و پیگیری را در یک محیط مشخص انجام دهد.
این فرآیند در اطلس از ثبت اطلاعات اولیه محموله و دریافت استعلام آغاز می‌شود و تا ثبت و پیگیری سفارش ادامه پیدا می‌کند:
ثبت و استعلام خدمات حمل در اطلس
در صفحه اصلی سامانه اطلس، کاربر می‌تواند مبدأ و مقصد را مشخص کند و از میان روش‌های مختلف حمل، گزینه موردنظر خود را انتخاب کند.
حمل هوایی، دریایی، زمینی و ریلی در ساختار سامانه در نظر گرفته شده‌اند و کاربر می‌تواند براساس نیاز خود وارد فرآیند مربوط به همان روش شود.
برای مسیرهای قابل ارائه نیز امکان ورود به بخش استعلام قیمت وجود دارد. در نتیجه، فرآیند درخواست نرخ از همان محیطی شروع می‌شود که اطلاعات اولیه سفارش در آن ثبت شده است.
این ساختار باعث می‌شود شروع درخواست حمل از یک نقطه مشخص انجام شود و کاربر برای هر مرحله با مسیر متفاوتی روبه‌رو نباشد.
ثبت و پیگیری سفارش
اطلس علاوه بر استعلام، امکان ثبت سفارش و پیگیری سفارش را نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
این ویژگی باعث می‌شود ارتباط کاربر با سامانه بعد از ثبت درخواست قطع نشود. سفارش ثبت‌شده همچنان مبنای ادامه فرآیند قرار می‌گیرد و کاربر برای پیگیری آن نیز از همان بستر استفاده می‌کند.
قرار گرفتن ثبت و پیگیری سفارش در کنار یکدیگر، به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که چند محموله دارند، می‌تواند مدیریت سفارش‌ها را منظم‌تر کند و نیاز به تماس‌ها و پیگیری‌های پراکنده را کاهش دهد.
اتصال سامانه هوشمند به خدمات اجرایی PSP Express
مزیت اصلی سامانه هوشمند PSP Express این است که کاربر با یک پنل جدا از عملیات واقعی روبه‌رو نیست. پشت این سامانه، تیم اجرایی PSP Express و خدمات حمل و نقل بین المللی مجموعه قرار دارد. کاربر می‌تواند درخواست خود را ثبت کند، روش حمل را انتخاب کند، استعلام بگیرد و سفارش را پیگیری کند و هرجا نیاز به بررسی تخصصی، انتخاب مسیر، هماهنگی حمل یا ترخیص باشد، کارشناسان PSP Express وارد فرآیند می‌شوند.
همین ترکیب سامانه آنلاین، تیم تخصصی و اجرای واقعی عملیات لجستیکی یکی از مهم‌ترین مزیت‌های PSP Express است. واردکننده می‌تواند از خدمات حمل هوایی، دریایی، زمینی و ریلی، ترخیص کالا و سایر خدمات لجستیکی استفاده کند، بدون اینکه برای هر بخش از فرآیند به‌دنبال مسیر یا مجموعه جداگانه‌ای باشد. به همین دلیل، سامانه هوشمند PSP Express صرفا یک پنل ثبت سفارش نیست؛ بلکه بخشی از زیرساخت این مجموعه برای مدیریت یکپارچه‌تر حمل و ترخیص است.
برای دریافت مشاوره تخصصی و اطلاعات بیشتر درباره خدمات حمل و ترخیص PSP Express با شماره ۰۲۱۴۲۲۸۱ تماس بگیرید.
